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Eine Soft Copy eines Dokuments ist eine digitale Kopie, die nicht in physischer Form oder auf Papier existiert, sondern als Binär- oder Maschinensprache in einem beliebigen Gerät oder einer Hardware-Einrichtung gespeichert ist.
Softcopies von Dokumenten werden ganz anders verwaltet als die traditionellen Papierkopien, die vor dem rasanten Aufstieg der digitalen Medien im späten 20. und frühen 21.
Techopedia erklärt Soft Copy
Der Begriff “Soft Copy” wirft viele Fragen im Zusammenhang mit der Erstellung, Speicherung, Wartung und Pflege von Dokumenten auf. Viele Softcopies wurden von sehr alten Dokumenten erstellt, die noch aus der Zeit vor der Technologie stammen und die ganz anders behandelt werden als die Originale.
Unternehmen erstellen auch völlig andere Pläne für die Archivierung, Dokumentation und Wiederauffindung von Softcopies als für Dokumente, die auf Papier oder in “Hardcopies” aufbewahrt werden müssen.
Softcopies werden oft als weniger anfällig angesehen als Hardcopies eines Dokuments. Sie sind in gewisser Weise viel haltbarer: Während eine Hardcopy verdreht, gefaltet, verschmutzt, verbrannt, verloren oder zerrissen werden kann, bleibt eine Softcopy, die in einer geeigneten Hardwarestruktur aufbewahrt wird, praktisch für immer gegen all diese Umstände immun.
Allerdings haben auch Softcopies ihre Grenzen, die teilweise mit der Alterung oder Zerstörung von Hardwaresystemen zusammenhängen. Der Unterschied in der Haltbarkeit, der Übertragbarkeit und der Verwendung muss bei der Planung von Softcopies und Hardcopies berücksichtigt werden.
